Para analizar los costos asociados a mantenimiento, es indispensable tener un software que permita realizar una interacción de todos los gastos de los equipos asociados a la empresa. Entiendo que el uso de Microsoft Excel es habitual en la administración, ya que puede usarse en cualquier ámbito, por sus facilidades al momento de analizar la información.
El hecho de realizar muchas tareas en Excel, no quiere decir que sea suficiente para ingresar los datos operativos, contables y de mantenimiento de los equipos, ya que los datos que se analizan en Excel, deben ser descargados de un programa especializado como SAP por la cantidad de información que habitualmente se maneja y Excel se queda corto al momento de administrar una flota de equipos.
SAP BUSINESS es un programa que posee varios módulos que interactúan entre sí, esto con el fin de manejar la diversidad de los procesos de negocio y realizar una gestión integral de finanzas, gestión de compras, gestión de ventas y gestión de mantenimiento.
Vamos hablar un poco de gestión de mantenimiento o SAP PM que es el módulo que hoy trabajan la mayoría de ingenios azucareros. Toda la gestión y administración de los equipos, se maneja a través de órdenes de trabajo y avisos de mantenimiento.
Existe una diferencia entre Aviso y orden. El aviso genera estadísticas de tiempos de parada y análisis de parada con lo cual podemos desarrollar indicadores de disponibilidad y análisis de falla. Mientras que la orden de trabajo contabiliza operaciones de mantenimiento (Mano de obra) y suministros de mantenimiento (Repuestos) y lleva los costos de esos insumos a una cuenta contable a la cual pertenece el equipo involucrado en la orden abierta. Si se agota el presupuesto de la cuenta contable, sencillamente no se podrá imputar costos a ese equipo. Con esto quiero decir que existe un control presupuestario importante y al cual cada supervisor debe acogerse. El hecho de contar con esta función podría por ejemplo evitar que los costos de ventas, sean mas altos que los ingresos de la empresa, lo que llevaría a unos estados financieros no favorables para la compañía.
Volviendo a hablar de órdenes de trabajo, es importante mencionar que puede existir una cantidad de órdenes que deben de ser distribuidas de acuerdo a la naturaleza del trabajo que se realiza. Por ejemplo deberían existir ordenes asignadas a lubricantes, llantas, sistemas eléctricos, combustible y muchas más actividades que deberían ser definidas por quienes analizan posteriormente todos los costos.
Otra cosa interesante que ofrece SAP en el módulo de PM, es la generación de planes de mantenimientos programados mediante hojas de ruta (que contiene el instructivo, paquete de mantenimiento, operaciones y suministros), un punto de medida (horas trabajadas) y la vinculación del equipo; estas tres características se vinculan para crear el plan de mantenimiento preventivo de cada equipo, de esta manera se ejecuta las labores programadas de manera exitosa y se aumenta considerablemente la vida de los equipos.
La forma más clara de entender el negocio es asesorándose de quienes saben de mantenimiento; decisiones erróneas en la administración de la flota por evitar inversiones en software especializado, puede llevar a cualquier empresa a la quiebra. De igual manera cuando tu empresa no genera los dividendos necesarios para adquirir herramientas especializadas de alto valor; seguramente encontraras personas que brinden soluciones más económicas que te permitan trabajar ordenadamente y con la tranquilidad de llevar costos acordes a tus metas.
Ing. Yeyxon Galarraga Rivera @yeyxong Yeyxong@gmail.com
