Durante este año, he venido trabajando con una empresa de transporte de personal para labores agrícolas de la región con 38 buses de transporte. Me ha dejado varias enseñanzas que me gustaría compartir con ustedes.
Esta oportunidad se dio después de solicitada una asesoría para crear solamente un plan de mantenimiento que garantizara la disminución de las paradas correctivas generadas por la flota durante 2019; en donde el propietario de la empresa estaba bastantemente preocupado por los altos costos que venía presentando su flota.
De cierta manera, los altos costos de sus equipos, estaban en el empresario presentes, pero no era claro que porcentaje de estos daños eran de tipo correctivo o preventivo para actuar; incluso en el costo más representativo (combustible), no existía una representación clara en galones/año de la flota.
El trabajo más allá de generar un plan de mantenimiento, desde mi punto de vista; era la de concientizar a la administración de los beneficios de contar con un software de mantenimiento, un plan de mantenimiento y la inclusión de indicadores operativos y de costos con el que se lograra tener datos claros para ser analizados. Toda esta información es recolectada al generar órdenes de trabajo en el software para cada actividad realizada, asociando costos y proveedores esa misma orden. A la fecha, logramos tener un panorama claro del plan de trabajo y las oportunidades de mejora que se presentan debido a lo siguiente:
- Se logró encontrar que el 40% de los costos del grupo de equipos está asociado al consumo de combustible, cuyo grupo de costo en general siempre es mayor que los demás grupos (llantas, lubricantes, gastos legales, mano de obra, depreciación). Al tener estos datos, se puede apreciar las distintas variaciones de consumo para cada equipo de acuerdo a los kilómetros recorridos durante el mismo periodo. Si las variaciones son exageradas, se puede encontrar hurtos de combustible o baja disponibilidad del equipo de acuerdo a sus altas paradas de tipo correctivo.
- Al encontrar los suministros (Repuestos) consumidos durante el año, se puede hacer una negociación anual en la mayoría de repuestos con un proveedor específico para cada tipo de repuesto, de manera tal que el involucrado suministre los materiales a un precio negociado. Esto permite disminuir o mantener igual el presupuesto del próximo año.
- Se pudo apreciar que el 22% de los costos totales están asociados a mantenimientos de tipo correctivo y que el 9% a mantenimientos de tipo preventivo comparando con los demás rublos de mantenimiento. Esta diferencia en porcentaje evidencia la falta de un plan programado de mantenimiento que aumente el preventivo y disminuya el correctivo. En general como lo he escrito en varias columnas el costo total de mantenimiento debe ser 60% preventivo, 40% correctivo. Esta empresa está en un costo de 73% de tipo correctivo y 23% de tipo preventivo. Se invierte más en corregir las fallas que en evitarlas.
La empresa genera compras aleatorias a varios proveedores esto puede elevar el costo del suministro comprado para esto se presenta como mejora la inclusión de un procedimiento administrativo para generar 3 cotizaciones por lo menos para tomar la decisión de compra de un suministro o mano de obra.
-Al identificar el costo asociado por llantas, se pueden crear procedimientos para análisis de indicadores de llantas (Acompañamiento en códigos de actividades de llantas, marcado de llantas e inventario general de la flota).
-Al visualizar el % de participación para el grupo de costos de lubricantes se puede crear un procedimiento para análisis de lubricantes y pruebas en motores para aumentar la vida útil del lubricante, con el fin de llevarlo 3 veces por encima del cambio que hoy se hace.
-Al identificar las fallas correctivas se puede crear procedimientos de indicadores operacionales (eficiencias en conductores, creación de chequeo-pre operacional, evaluaciones para operadores, mejoras y capacitaciones a operadores después de evaluación). según falencias técnicas.
-Al finalizar el año y conocer los costos totales, se pueden generar matrices de análisis de costos para seguimiento al presupuesto para 2021.
Todas estas oportunidades se presentan en 9 meses de trabajo, es un trabajo conjunto de todos los involucrados que puede traer bastantes beneficios en términos de costos, que es a fin de cuenta lo que buscan las empresas, aumentar su rentabilidad.
Ing. Yeyxon Galarraga Rivera
@yeyxong
yeyxong@gmail.com
